TPV para cafetería: barra rápida y mesas en orden

Un TPV para cafetería tiene que cobrar un café en dos toques y llevar la cuenta de cada mesa.

Eso vale para la barra y para la terraza, hasta que se va el último cliente. Lo demás —comandas a la barra y a cocina, propinas, cierre de caja— se ordena alrededor de esas dos cosas.

La cafetería tiene un ritmo propio. Entre las ocho y las diez, una cola de cafés para llevar y tostadas; a media mañana, mesas que piden un café, luego otro, luego un zumo; por la tarde, la terraza llena y alguien que pide la cuenta desde la otra punta. Un programa pensado para un restaurante de cartas largas no siempre encaja con eso.

Qué necesita un TPV para una cafetería en la barra

La barra de una cafetería es la parte con más ventas y menos importe por venta. Lo que importa es la velocidad:

• Teclas rápidas para lo de siempre. Café solo, cortado, con leche, descafeinado, infusión, tostada, zumo. Si están a un toque, el café se apunta antes de servirlo.
• Variantes sin menús eternos. Leche de avena, sin lactosa, taza grande. Que se elijan con un toque, no con tres pantallas.
• Cobro inmediato o cuenta abierta. El que se toma el café de pie y paga, y el habitual que se toma dos y paga al irse.
• Efectivo con el cambio calculado y tarjeta por el datáfono. En una cafetería, muchos pagos con tarjeta son de importes pequeños; que el programa no te obligue a pasos de más para apuntarlos.

Un ejemplo: si en la hora punta de la mañana sirves 80 cafés y cada uno te cuesta diez segundos de más en el TPV, son más de trece minutos de cola extra en una hora. La cifra es de ejemplo, pero el razonamiento vale: en una cafetería, cada segundo por ticket se multiplica.

Las mesas y la terraza: que nadie se vaya sin pagar

La mesa de una cafetería pide en varias veces. Primero dos cafés, luego un cruasán, luego otro café. Si eso se apunta en la memoria del camarero, a la tercera ronda algo se pierde. Lo que ayuda:

Plano de sala con zonas

Dentro, barra y terraza como zonas separadas, con el estado de cada mesa a la vista: libre, ocupada, pidiendo la cuenta. El camarero de la terraza ve sus mesas sin entrar a mirar.

Rondas en la cuenta de la mesa

Cada vez que la mesa pide algo, se añade a su cuenta como una ronda nueva. Al final, la cuenta está completa sin sumar nada a mano.

Cambiar y juntar mesas

La pareja que empieza en la barra y se pasa a una mesa, o los dos grupos que juntan mesas en la terraza. Pasar la cuenta de una mesa a otra tiene que ser un gesto, no rehacer la cuenta.

Con el TPV de JAPY para bares, cafeterías y restaurantes, la sala se lleva desde una tableta o un móvil: cada camarero entra con su PIN, abre la mesa, apunta las rondas y ve en el plano qué mesas piden la cuenta. La sala, las comandas y la cocina van en el plan Empresa.

Comandas a la barra y a la cocina

En una cafetería, lo que pide una mesa no lo prepara siempre la misma persona: el café sale de la barra y la tostada o el bocadillo, de la cocina o de la plancha. Si el programa reparte cada cosa a su sitio, nadie tiene que gritar el pedido.

• Estaciones. Barra para bebidas, cocina o plancha para lo que se cocina. Cada una ve solo lo suyo.
• Aviso cuando está listo. Cuando la cocina marca un plato como listo, la sala lo ve en la mesa y lo sirve.
• Notas escritas. «Pan sin gluten», «tostada poco hecha». Llegan escritas, no de palabra.

Si la cocina de tu cafetería empieza a tener volumen, mira cómo funciona el paso de las comandas en papel a la pantalla de cocina.

Propinas y cuentas compartidas

En la terraza es habitual que una mesa pague por separado o que deje propina con tarjeta. Dos cosas que el TPV debería resolver:

1. Dividir la cuenta a partes iguales, por persona o por lo que ha tomado cada uno. Lo explicamos paso a paso en cómo dividir la cuenta de una mesa.
2. Apuntar la propina aparte de la venta. Así la venta cuadra con el ticket, y las propinas se cuentan y se reparten sin mezclarlas con la caja.

El cierre de caja de una cafetería

Muchos tickets pequeños significan mucho efectivo suelto en el cajón: monedas de un euro, de cincuenta céntimos, de veinte. Contar por billetes y monedas es la única forma de cerrar sin errores. Lo que conviene revisar cada noche:

• Que no queden mesas abiertas (o que estén anotadas las que se quedan para mañana).
• Que el efectivo contado coincida con lo que el programa dice que debería haber.
• Que el total de tarjeta coincida con el cierre del datáfono.
• Que las propinas estén separadas.

En JAPY, al cerrar la caja con mesas sin cobrar, sale la lista para cobrarlas o revisarlas antes de cerrar, y el arqueo se hace contando billetes y monedas. El dinero de las mesas y el de la barra entran en la misma caja.

La carta de la cafetería en el TPV

Una cafetería tiene una carta que cambia a lo largo del día: desayunos por la mañana, algo de picar a mediodía, meriendas por la tarde. Conviene que el TPV lo refleje para que la sala no tenga que buscar entre cien productos:

• Secciones claras. Cafés e infusiones, tostadas y bollería, zumos, bocadillos, dulces. Cada una con lo que de verdad se vende, en el orden en que se pide.
• Cartas por horario. Una carta de desayunos que solo aparece por la mañana evita que alguien apunte una tostada a las seis de la tarde, o que busque la merienda entre los desayunos.
• Opciones al pedir. El tipo de leche, el pan, el punto de la tostada. Si son opciones del producto, con su suplemento cuando lo tienen, no hace falta crear un producto por cada combinación.
• Alérgenos declarados. El pan sin gluten, la leche sin lactosa y los frutos secos de la bollería. Si están en la ficha de cada producto, el camarero no tiene que preguntar a la cocina.

En JAPY la carta de sala se monta con secciones a partir de los productos del catálogo, se pueden tener varias cartas con sus días y su horario («Desayunos», «Menú del día»), y cada plato lleva sus opciones y sus alérgenos.

Si tu cafetería solo tiene barra

No todas las cafeterías tienen mesas con servicio. Si solo cobras en barra o en mostrador, como una cafetería para llevar o un obrador con café, no necesitas sala ni comandas: te basta un TPV de mostrador con teclas rápidas, stock y caja, como el de cualquier tienda. Para el día en que pongas mesas, conviene elegir un programa que te deje añadir la sala sin cambiar de sistema.

Cómo elegir el TPV de tu cafetería

1. Cuenta tus puestos. Una caja en barra, una tableta para la terraza, una pantalla en cocina.
2. Prueba la hora punta. Apunta veinte cafés seguidos, con variantes. Si te cansas tú, se cansará tu equipo.
3. Prueba una mesa de cuatro con rondas y divide la cuenta al final.
4. Haz un cierre de caja con una mesa abierta, para ver qué hace el programa.
5. Mira qué pasa sin conexión. Pregunta qué se puede seguir haciendo si se cae internet y qué no.

Una cafetería es un bar con su propio ritmo. Si quieres la visión completa de cómo se organiza un local con barra, sala y cocina, la tienes en cómo gestionar un bar. Y si quieres probar JAPY en tu barra, tiene 7 días de prueba sin permanencia.