Cierre de caja diario paso a paso: qué contar, qué revisar y qué hacer si no cuadra

El cierre de caja diario consiste en contar el efectivo del cajón y compararlo con lo que el programa dice que debería haber.

La diferencia se anota con su motivo. Se hace en el mismo orden cada día: revisar lo pendiente, contar por billetes y monedas, cuadrar la tarjeta con el datáfono, separar el fondo de cambio y guardar el informe.

Parece una tarea de cinco minutos, y lo es cuando la caja cuadra. El problema es la noche en que faltan 23,40 € y nadie sabe por qué. Con un método fijo, esa noche se resuelve en un rato en vez de convertirse en una sospecha que dura semanas.

Antes de contar: lo que hay que revisar

La mitad de los descuadres no están en el cajón: están en algo que se quedó a medias durante el día. Antes de abrir el cajón, repasa:

• Ventas aparcadas o sin terminar. El cliente que dejó la compra apartada «ahora vuelvo» y no volvió.
• Salidas de efectivo sin anotar. El pago en efectivo al repartidor, los 10 € para comprar cambio o bolsas.
• Devoluciones hechas en efectivo. Que estén registradas como devolución, no solo sacadas del cajón.
• En hostelería, mesas abiertas. Una mesa sin cobrar es dinero que el programa espera y que no está en el cajón.

Cómo hacer el cierre de caja diario, paso a paso

1. Imprime o mira el resumen del día. Ventas totales, ventas en efectivo, ventas con tarjeta, entradas y salidas de efectivo.
2. Cuenta el efectivo por billetes y monedas. Separa cada valor y apunta cuántos hay de cada uno. Contar el total de golpe es más rápido, pero si no cuadra no sabrás dónde buscar.
3. Compara lo contado con lo que debería haber. Lo que debería haber es el fondo con el que abriste, más las ventas en efectivo, más las entradas, menos las salidas y las devoluciones en efectivo.
4. Cuadra la tarjeta con el datáfono. Saca el cierre del datáfono y compáralo con el total de tarjeta del programa. Las ventas con tarjeta no están en el cajón, pero también se descuadran.
5. Si no cuadra, busca antes de cerrar. Ver más abajo.
6. Anota la diferencia y el motivo. Aunque sea pequeña.
7. Separa el fondo de cambio para mañana y guarda el resto en el sitio que tengas para ello.
8. Guarda el informe del cierre (el llamado informe Z o resumen de caja). Es lo que mirarás si mañana alguien pregunta.

La fórmula del cuadre de caja

Para que quede claro, con un ejemplo de números inventados:

Concepto	Importe de ejemplo
Fondo de caja al abrir	150,00 €
+ Ventas en efectivo	612,30 €
+ Entradas de efectivo	0,00 €
− Salidas de efectivo (pago a proveedor)	45,00 €
− Devoluciones en efectivo	12,50 €
Debería haber	704,80 €
Contado	700,80 €
Diferencia	−4,00 € (falta)

Un programa de caja hace esta cuenta solo: tú solo tienes que contar. En JAPY, al cerrar la caja puedes contar por billetes y monedas o meter el total, y el programa te dice si cuadra, si sobra o si falta, y cuánto. A partir de 1 € de diferencia pide que elijas un motivo, y una diferencia de menos de 2 céntimos se da por cuadrada.

Cuando la caja no cuadra: dónde buscar

Por orden, de lo más habitual a lo menos:

1. Un cambio mal dado. Es lo más frecuente, sobre todo con billetes de 20 y de 50 en horas de cola. Suele dar diferencias redondas: 10 €, 20 €, 30 €.
2. Una salida sin anotar. Pregunta al equipo si alguien sacó dinero para algo. Pasa más de lo que parece.
3. Un cobro marcado con el método equivocado. Una venta con tarjeta apuntada como efectivo descuadra las dos cosas a la vez: falta efectivo y sobra tarjeta (o al revés) por el mismo importe. Si los dos descuadres coinciden, ya lo tienes.
4. Una venta sin registrar. Dinero que entró en el cajón sin ticket. Da una caja que sobra.
5. Un error al contar. Vuelve a contar el valor que más se repite. Los fajos de billetes pequeños son los que más fallan.
6. Un billete falso o dañado que se aceptó sin darse cuenta.

Si después de repasar todo sigue sin cuadrar, ciérrala con la diferencia anotada y el motivo «se revisará mañana». Una diferencia apuntada se puede explicar; una que se tapa poniendo dinero de tu bolsillo no se explica nunca y se repite.

Los errores que más descuadran (y cómo evitarlos)

• Cerrar sin contar. Dar la caja por buena «porque hoy no ha pasado nada». Es justo el día en que pasa.
• Varias personas en el mismo cajón sin identificarse. Si cada uno cobra con su usuario o su PIN, una diferencia se puede rastrear por turnos.
• Mezclar propinas o dinero personal con la caja. Todo lo que no es venta tiene que tener su sitio o su apunte.
• Sacar dinero sin apuntarlo. Cada salida, con su motivo, en el momento.
• No cuadrar la tarjeta. Que no esté en el cajón no quiere decir que no se pueda descuadrar.

Cierre de caja en una tienda y en un bar: lo que cambia

En una tienda, el cierre es lineal: cuentas, comparas y cierras. En un bar o un restaurante aparecen dos complicaciones: las mesas que siguen abiertas a la hora de cerrar y las propinas. Lo recomendable es no cerrar la caja con mesas sin cobrar sin haberlas revisado, y apuntar las propinas aparte de la venta para que no descuadren. En JAPY, si cierras la caja con mesas abiertas, sale primero la lista para cobrarlas o revisarlas. Si llevas un bar, mira la guía de cómo gestionar un bar, que tiene su propio apartado de cierre.

Del cuaderno al programa

Muchos comercios cierran con una hoja de papel o una libreta: el total de la caja registradora, el efectivo contado y la diferencia. Funciona, pero tiene un límite: no te dice qué se vendió con tarjeta, qué salidas hubo ni quién cobraba a qué hora. Si quieres saber cómo cambia el día a día al pasar a un programa, tienes la comparación en caja registradora o TPV, y lo que debe tener cualquier programa de mostrador en la guía de software de punto de venta para tienda.

Un último consejo: si se va internet a media tarde, el cierre tiene que seguir funcionando con las ventas que hiciste sin conexión. Te lo contamos en qué hace un TPV cuando se cae internet.