Software de punto de venta para tienda: qué debe tener y qué sobra

Un buen software de punto de venta para una tienda cobra rápido, descuenta el stock con cada venta, cuadra la caja al cerrar y emite tickets y facturas que cumplen la normativa.

Todo lo demás depende de tu tipo de tienda, y una parte de lo que se vende como imprescindible no lo usarás nunca.

Si llevas la tienda con una caja registradora, con una hoja de cálculo o con un programa que se instaló hace diez años, esta guía te sirve para saber qué pedirle al siguiente. Está pensada para el comercio de barrio: la panadería, la ferretería, la tienda de ropa, la herboristería. No para una cadena con almacén central.

Qué es un software de punto de venta (y qué no es)

El software de punto de venta, o programa TPV, es el programa con el que cobras en el mostrador y con el que llevas lo que pasa alrededor de cada venta: qué se ha vendido, cuánto queda, cuánto dinero debería haber en el cajón y qué documento se le entrega al cliente.

No es lo mismo que el datáfono. El datáfono cobra la tarjeta; el programa apunta la venta. Muchos comercios usan las dos palabras como si fueran lo mismo, y eso lleva a contratar cosas que no se necesitan. Lo explicamos con calma en qué diferencia hay entre datáfono y TPV.

Tampoco es un programa de contabilidad. El TPV registra las ventas y te da los informes; las declaraciones de impuestos las sigue haciendo tu gestoría con esos datos.

Lo imprescindible en cualquier programa de punto de venta

Da igual lo que vendas: estas funciones tienen que estar, y funcionar bien en un sábado con cola.

Cobro rápido en el mostrador

• Lector de códigos de barras. Que funcione con un lector USB normal, de los que se enchufan y escriben como un teclado, sin instalar nada.
• Teclas rápidas para lo que se vende sin código: la barra de pan, la bolsa, el producto a granel.
• Efectivo, tarjeta y pago mixto. El cliente que paga 20 € en efectivo y el resto con tarjeta es más habitual de lo que parece.
• Ticket impreso y apertura del cajón desde la impresora.

Stock que se descuenta solo

Cada venta tiene que restar del stock, y cada devolución sumar. Sin eso, el inventario es una foto del día en que lo contaste. Pide también stock mínimo con aviso: que el programa te diga qué se está acabando antes de que te lo diga un cliente.

Caja con arqueo

Abrir la caja con el fondo de cambio, apuntar las entradas y salidas de efectivo, y al cerrar contar el cajón y ver la diferencia. Si el programa no te dice cuánto debería haber, no es un programa de caja: es una calculadora.

Devoluciones y cambios buscando el ticket

Que el ticket original se encuentre por su número o su código, y que la devolución quede ligada a él. Así la caja y el stock cuadran solos.

Facturas y cumplimiento fiscal

Tickets (facturas simplificadas), facturas completas para el cliente profesional y facturas rectificativas. Y un sistema preparado para la normativa antifraude: el software de facturación tiene que garantizar que los registros no se pueden alterar. Lo que eso supone para una tienda está en la guía de VeriFactu para comercios.

Lo que depende de tu tienda

Aquí es donde una tienda de ropa y una herboristería piden cosas distintas. Mira la tabla y quédate con lo que te toca:

Si tu tienda…	Necesitas
Vende por peso o a granel	Precio por kilo o por litro, y poder teclear el peso o el importe
Vende ropa o calzado	Productos con variantes (talla, color) y stock por variante
Tiene producto que caduca	Fecha de caducidad y lote, con aviso de lo que caduca pronto
Vende a profesionales	Facturas con datos fiscales del cliente y, si te toca, recargo de equivalencia
Trabaja con presupuestos	Presupuestos y proformas que se convierten en venta o factura
Tiene clientes que repiten	Ficha de cliente con historial y, si te interesa, tarjeta de fidelización
Tiene empleados	Usuarios o PIN por persona, permisos por rol y registro de jornada
Tiene o va a tener otra tienda	Stock por tienda, traslados entre tiendas y caja por tienda

Un ejemplo: una ferretería con miles de referencias necesita sobre todo buscar rápido por código o nombre e importar el catálogo desde un Excel del proveedor. Una tienda de ropa necesita tallas y colores bien hechos; si cada talla es un producto suelto, el stock acaba siendo inmanejable.

Lo que sobra (o lo que pagas sin usar)

Hay funciones que suenan bien en una demostración y que en una tienda de barrio no se tocan nunca. Antes de pagar más por un plan, pregúntate si de verdad vas a usar:

• Módulos de contabilidad completa. Si tienes gestoría, la contabilidad la lleva ella. Lo que te sirve es exportar las ventas en un formato que pueda leer.
• Informes de cuarenta pantallas. En una tienda pequeña se miran cuatro: ventas por día, por producto, por hora y el IVA. El resto se mira una vez y se olvida.
• Hardware propietario. Un terminal que solo funciona con ese programa te ata a él. Si el programa funciona en el navegador, vale el ordenador o la tableta que ya tienes.
• Permanencias largas. Si el programa es bueno, no necesita atarte doce meses.

En la nube o instalado: lo que cambia en el día a día

Un software de punto de venta en la nube se abre desde el navegador y guarda los datos en un servidor; uno instalado vive en el ordenador de la tienda. Las diferencias prácticas:

• Copias de seguridad. En la nube no dependen de que alguien haga una copia en un pendrive. Si el ordenador de la tienda se rompe, los datos siguen ahí.
• Acceso desde casa. Puedes ver las ventas del día desde el móvil sin estar en la tienda.
• Actualizaciones. Los cambios de normativa llegan sin reinstalar nada.
• La conexión. Es la duda razonable: ¿qué pasa si se cae internet? Un buen programa en la nube sigue cobrando sin conexión y sincroniza al volver. Lo contamos en detalle en qué hace un TPV cuando se cae internet.

Cómo elegir el software de punto de venta para tu tienda, paso a paso

1. Apunta qué vendes y cómo. Por unidad, por peso, con tallas, con caducidad, a profesionales. Esa lista decide más que cualquier comparativa.
2. Cuenta tus puestos de cobro. Uno o dos mostradores, una tableta para el almacén, una segunda tienda.
3. Calcula el coste de verdad, mes a mes. Cuota del programa, aparatos, comisiones del datáfono y papel. Lo desglosamos en cuánto cuesta al mes un TPV para un comercio.
4. Prueba con tu catálogo real. Importa tus productos y haz una tarde de ventas de prueba. Un programa que se entiende con cinco productos de ejemplo puede atascarse con tus dos mil.
5. Haz un cierre de caja de prueba. Es la parte que más usarás y la que peor se ve en una demostración.
6. Pregunta por la fiscalidad. Qué hace el programa con la normativa de facturación, y pide la documentación que lo respalde.
7. Mira cómo sales. Que puedas exportar tus ventas y tu catálogo si un día cambias de programa.

Errores habituales al elegir un programa de punto de venta

Los hemos visto repetirse en tiendas de todo tipo. Ninguno es grave el primer día; todos se pagan a los tres meses:

• Elegir por la pantalla de cobro y no mirar el resto. Cobrar lo hace cualquier programa. La diferencia está en el alta de productos, en el cierre de caja y en las devoluciones, que son las partes que no se enseñan en dos minutos.
• Dar de alta los productos a mano uno a uno. Si tienes la lista en un Excel del proveedor o de tu programa anterior, impórtala. Con un catálogo de 1.500 referencias, por poner un ejemplo, la diferencia es una tarde frente a dos semanas.
• Un solo usuario para todo el equipo. Funciona hasta el primer descuadre. Con un PIN por persona sabes quién cobraba a qué hora, y puedes limitar lo que cada uno puede tocar.
• No configurar el stock mínimo. El aviso de que algo se acaba solo llega si le has dicho al programa cuánto es «poco» para cada producto. Empieza por los veinte que más vendes.
• Dejar los tipos de IVA para más tarde. Cada producto tiene que llevar el suyo desde el principio. Si un tipo está mal, todos los tickets de ese producto salen mal y corregirlo después es más trabajo. Si dudas con algún producto, pregúntalo a tu gestoría antes de empezar.
• Cambiar de programa en plena campaña. Navidad, rebajas o la vuelta al cole no son el momento. Elige un mes tranquilo y deja una semana de margen para ajustar.

Si vienes de una caja registradora

Es el caso más habitual en el comercio de barrio, y el salto que más se nota. La caja registradora cobra y suma el día; un programa de punto de venta, además, sabe qué has vendido, cuánto te queda y quién te compra. La comparación completa, con lo que se gana y lo que cuesta el cambio, está en caja registradora o TPV: qué te conviene.

JAPY es un TPV en la nube pensado para comercios de barrio y hostelería: se usa desde el navegador del ordenador, la tableta o el móvil, cobra con lector de códigos y teclas rápidas, lleva el stock con variantes y avisos de mínimos, cierra la caja con arqueo por billetes y monedas, y está preparado para VeriFactu y TicketBAI. Puedes ver cómo encaja con tu tipo de comercio en las páginas para cada tipo de tienda, y probarlo 7 días sin permanencia.