Diferencia entre datáfono y TPV: qué hace cada uno en tu mostrador

La diferencia entre datáfono y TPV es que el datáfono cobra la tarjeta y el TPV registra la venta.

El datáfono es el aparato que te da tu banco o entidad de pagos para pasar tarjetas y móviles; el TPV es el programa (y el puesto) con el que apuntas qué vendes, llevas el stock, emites el ticket y cuadras la caja. En la mayoría de comercios se usan los dos.

La confusión viene de lejos: los bancos llaman «TPV» al datáfono, y muchos comerciantes dicen «el TPV» para hablar del aparato de las tarjetas. Por eso, cuando alguien te ofrece «un TPV gratis», conviene preguntar de cuál de los dos está hablando.

Qué es un datáfono

El datáfono es el aparato con el que el cliente paga con tarjeta, con el móvil o con el reloj. Lo que hace:

• Lee la tarjeta (con chip, banda o sin contacto).
• Pide la autorización al banco y devuelve «aprobado» o «denegado».
• Ingresa el dinero en tu cuenta, menos la comisión que corresponda.
• Imprime o envía su propio justificante de pago.

Lo que no hace: no sabe qué has vendido, no lleva el stock, no cuadra el cajón del efectivo y su justificante no sustituye al ticket de compra.

Lo contratas con un banco o una entidad de pagos, que te cobra por él una comisión por operación, una cuota o las dos cosas.

Qué es un TPV

TPV significa terminal punto de venta. En sentido amplio, es el puesto de cobro completo: el ordenador o la tableta con el programa, la impresora de tickets, el cajón portamonedas y el lector de códigos de barras. Lo que hace:

• Registra cada venta, producto a producto.
• Cobra en efectivo (calcula el cambio), apunta los pagos con tarjeta y los pagos mixtos.
• Descuenta el stock y te avisa de lo que se acaba.
• Emite el ticket o la factura.
• Lleva la caja: apertura, movimientos y cierre con arqueo.
• Te da los informes de ventas.

Lo contratas con un proveedor de software, no con el banco.

Datáfono y TPV, cara a cara

	Datáfono	TPV
Para qué sirve	Cobrar con tarjeta o móvil	Registrar la venta, el stock y la caja
Quién te lo da	Tu banco o entidad de pagos	Un proveedor de software
Cómo se paga	Comisión por operación, cuota o las dos	Cuota del programa (y los aparatos, una vez)
Cobra en efectivo	No	Sí, con el cambio calculado
Lleva el stock	No	Sí
Emite el ticket de compra	No, solo el justificante del pago	Sí
Cuadra la caja	Da su propio cierre de tarjetas	Sí, con el arqueo del efectivo

¿Necesito los dos?

• Si cobras con tarjeta, necesitas datáfono. Hoy, casi todos los comercios.
• Si quieres saber qué vendes, cuánto te queda y si la caja cuadra, necesitas TPV. Un datáfono solo, con una libreta al lado, se queda corto en cuanto tienes más de unas decenas de productos.
• Si emites tickets con un sistema informático, ese sistema tiene que cumplir la normativa de facturación. Lo que cambia con VeriFactu está en la guía de VeriFactu para comercios.

Quien viene de una caja registradora tiene algo a medio camino: un aparato que registra la venta y suma el día, pero que no lleva stock ni clientes. La comparación completa la tienes en qué cambia al pasar de la caja registradora al TPV.

Cómo trabajan juntos en el mostrador

Hay dos formas de que el datáfono y el TPV se entiendan:

1. Datáfono independiente. El TPV calcula el total, tú lo marcas en el datáfono, el cliente paga y, cuando el datáfono dice «aprobado», lo confirmas en el TPV. Es lo más habitual en el comercio pequeño y te deja elegir el banco que quieras.
2. Datáfono integrado. El TPV manda el importe al datáfono y recibe la respuesta solo. Ahorra teclear el importe, pero te ata a los datáfonos con los que trabaja ese programa.

En JAPY el cobro con tarjeta es del primer tipo: no hay datáfono integrado. Marcas el importe en tu datáfono, y cuando dice «aprobado» lo confirmas en el TPV; si dice «denegado», eliges otro método. En un pago mixto, el cliente entrega una parte en efectivo y el resto se pasa por el datáfono. Así puedes usar el datáfono de tu banco, sin cambiarlo.

Cuadrar el datáfono y el TPV al cerrar

Como son dos aparatos distintos, al cerrar hay que comprobar que dicen lo mismo:

1. Saca el cierre del datáfono (el total de lo cobrado con tarjeta en el día).
2. Mira el total de ventas con tarjeta en el TPV.
3. Si no coinciden, busca una venta cobrada con tarjeta y apuntada como efectivo, o al revés. Es el error más habitual, y descuadra a la vez la tarjeta y el cajón por el mismo importe.

El resto del cierre, con el arqueo del efectivo, está en la guía del cierre de caja diario.

Errores habituales al contratar datáfono y TPV

• Aceptar «el TPV gratis» del banco pensando que es un programa de tienda. Casi siempre es un datáfono. Te sirve para cobrar con tarjeta, no para llevar la tienda.
• Elegir el programa por el datáfono. Si el programa solo funciona con un datáfono concreto, cambiar de banco o de entidad de pagos para conseguir mejores comisiones se complica.
• No comparar las comisiones con tus ventas reales. Un porcentaje bajo con una cuota alta puede salir más caro que un porcentaje más alto sin cuota, si cobras poco con tarjeta. Haz la cuenta con un mes normal.
• Olvidar cómo se conecta el datáfono. Si va por el wifi de la tienda, un corte te deja sin cobrar con tarjeta. Si lleva su propia tarjeta SIM, normalmente no.
• No cuadrar los dos al cerrar. Que el datáfono ingrese el dinero en el banco no quiere decir que las ventas con tarjeta estén bien apuntadas en el TPV.

Si estás calculando lo que te va a costar todo junto, el desglose partida por partida está en cuánto cuesta al mes un TPV para un comercio.

¿Y el «TPV virtual»?

Es otra cosa más que se llama igual: la pasarela de pago de una tienda online, la que procesa las tarjetas en una web. No es un datáfono ni un programa de mostrador. Si solo vendes en tienda física, no lo necesitas.

Para elegir el programa de tu mostrador, lo que debe tener y lo que sobra, mira la guía de software de punto de venta para tienda.